Getting Things Done (GTD) සිස්ටම් එකට වැඩ කරලා ප්‍රොඩක්ටිවිටි වැඩි කරගන්නේ මෙහෙමයි!

සාමාන්‍යයෙන් අපිට අවුල් වුණු, හැඩි වුණු, ව්‍යාකූල වුණු ලියන මේසෙක ඉඳලා වැඩ කරන්න පුලුවන් ද? පුලුවන් අයත් ඇති, හැබයි පොදුවේ ගත්තහම ඒක අමාරු වැඩක්. ඒකට එක හේතුවක් තමයි අපි වැඩ කරන තැන නීට් වෙන තරමට අපිට වඩාත් ඉහළ ඵලදායිතාවයකින් වැඩ කරන්න පුලුවන් වීම. සරලවම දෙයක් පහසුවෙන් හොයාගන්න පුලුවන්, අවශ්‍යම දේවල් විතරක් තියෙන තැනක අපිට අර අවුල් ජාලය ඔස්සේ දේවල් හොයාගන්න යන වෙලාව අඩු වෙනවා. ඔය වගේම තමයි අපේ මනසත්. අපේ ඔලුව ඇතුළේ ඕනෑවට වඩා තොරතුරු කැරකි කැරකී තියෙනකොට, අපි අවධානය දීලා කරන්න ඕන මොකක්ද කියන එක තීරණය කරන එක අසීරු වෙනව. ඒකෙන් ඵලදායිතාවය අඩු වෙනවා. ඒ වගේම, අපේ ඔළුව ඇතුළේ තොරතුරු ගොඩගැහෙන එක වැඩිවෙනකොට, ඒ එක්කම ආතතිය, අවිනිශ්චිතතාවය වගේ දේවලුත් වැඩි වෙනවා. ආන්න ඒ නිසා, එහෙම ඔලුව අවුල් ජාලාවක් කරගන්නෙ නැතුව වැඩ කරන්න හඳුන්වලා දීලා තියෙන ජනප්‍රිය ටාස්ක් මැනේජ්මන්ට් සිස්ටම් එකක්, එහෙම නැතිනම් වැඩ කළමනාකරණ ක්‍රමවේදයක් තමයි Getting Things Done (GTD) කියන්නේ. අපි බලමු කොහොමද මේ සිස්ටම් එක අනුගමනය කරලා ඔළුව අවුල් ජාලාවක් කර ගන්නෙ නැතුව, අපේ වැඩ කරන ඵලදායිතාවය ඉහළ නංවාගන්නේ කියලා!

 

01. ග්‍රහණය කර ගමු

දැන් අපි කඩේට ගිහින් ගේන්න ඕන බඩු ලැයිස්තුව ඔළුවේ තියාගෙන ගියහම, සාමාන්‍යයෙන් අපිට ගේන්න ඕන සමහර දේවල් අමතක වෙනවනේ. නැද්ද? ඒක නිසා තමයි අපි බඩු ලැයිස්තුව ලියාගෙන යන්නේ. ඒ විදියට ගත්තහම, අපේ ඔළුව ඇතුළේ තොරතුරු ගබඩා කරලා තියාගන්න එක ඒ තරම් තේරුමක් ඇති දෙයක් නෙවෙයි. ඒ නිසා, GTD සිස්ටම් එකට අනුව මුලින්ම කරන්න ඕන දේ තමයි අපේ ඔළුවට එන හැම දෙයක්ම ඉන්බොක්ස් එකක ග්‍රහණය කරලා තියාගන්න එක. අපේ ඔලුවට එන්නේ කරන්න ඕන වැඩ වෙන්න පුලුවන්, යන්න තියෙන ඉවෙන්ට් එකක් වෙන්න පුලුවන්, ඔන්ලයින් මීටින් එකක් වෙන්න පුලුවන්, කියවන්න කියලා රෙකමන්ඩ් කරපු පොතක් වෙන්න පුලුවන්, බලන්න කියලා කියපු ෆිල්ම් එකක් වෙන්න පුලුවන්, හෙට යාලුවෙක්ට කෝල් කරන්න ඕන කියලා මතක් වුණු දෙයක් වෙන්න පුලුවන්, ඔය ඕනෑම දෙයක් ඉන්බොක්ස් එකට ගන්න. මෙතනදී ඉන්බොක්ස් එක කියන්නේ එක්කෝ ඩිජිටල් නෝට්පෑඩ් එකක්, එහෙම නැතිනම් අතින් ලියන නෝට්පෑඩ් එකක් වගේ ඕනම දෙයක්. මතක තියාගන්න, මෙතනදී අපි ඔළුවට එන තොරතුරු ග්‍රහණය කරගන්න එක විතරයි කරන්නේ.

 

02. පැහැදිලි කර ගමු

දැන් මේ ග්‍රහණය කරලා ඉන්බොක්ස් එකකට ගත්තු වැඩ දිහා බලමු. පිළිවෙලින් එකින් එකට යන්න. එතනදී මොකක් හරි වැඩක් විනාඩි 2 ක් හරි ඊට අඩු කාලයකින් හරි කරන්න පුලුවන් නම්, ඒක එවෙලේම කරලා ඉවර කරන්න. ඊට පස්සේ ඒ වැඩේ කපාහැරලා ඊළඟ එකට යන්න. එතනදී වෙනත් කෙනෙක්ට කරන්න කියලා භාරදෙන්න පුලුවන් වැඩක් නම්, ඒ මොහොතෙම ඒ වැඩේ අදාළ කෙනෙක්ට භාර දෙන්න. එතනින් ගියහම මොකුත් ඇක්ෂන් එකක් අවශ්‍ය නැති දෙයක්, උදාහරණයක් විදියට වැදගත් වෙන්න පුලුවන් ආටිකල් එකක්, කාගෙ හරි කන්ටැක්ට් එකක් වගේ දෙයක් ලිස්ට් එකේ තියෙනවා නම්, ඒවා වෙනම ගොනු කරන්න. ඒක යම් කිසි අපි කරමින් ඉන්න දේකට අදාළ නම්, ඒ කරමින් ඉන්න දේ යටතේ ගොනු කරන්න පුලුවන්. එහෙම නැතිනම් පොදුවේ ‘reference’ කියලා වෙනම ගොනුවක්, ලිස්ට් එකක් යටතට ඒවා දාගන්න. ඉන්බොක්ස් ලිස්ට් එකේ තියෙන මොකක් හරි දේකට ඩෙඩ්ලයින් එකක්, එහෙම නැතිනම් නිශ්චිත දවසක් වෙලාවක් තියෙනවා නම්, ඒකට ඩෙඩ්ලයින් එකක් දාලා තියාගන්න. ඉන්බොක්ස් එකේ තියෙන යම් කිසි දෙයක් සම්පූර්ණ කරන්න පියවර කීපයක් අවශ්‍ය වෙනවා නම්, ඒ වැඩේ ප්‍රොජෙක්ට් එකක් විදියට නම් කරගන්න.

 

03. පිළිවෙලට සංවිධානය කරගමු

දැන් අපි ඉන්බොක්ස් එකේ තියෙන තොරතුරු පැහැදිලි කරගෙන, ඇක්ෂන්ස් ගන්න ඕන දේවල් ටික වෙන් කරගෙන තියෙනවනේ. දැන් මේ ටික පිළිවෙලකට සංවිධානය කරගන්න ඕන. ඇත්තටම මේ වැඩකටයුතු සංවිධානය කරගන්න එකට විවිධ ක්‍රම තියෙනවා. ඒකෙන් අපි හැමෝටම ගැලපෙන පොදු සංවිධාන ක්‍රමවේදයක් එක්ක යන්න බලමු. දැන් විනාඩි දෙකකට අඩුවෙන් යන වැඩ කරලා ඉවරයි. විනාඩි දෙකකට වැඩියෙන් යන, එක පාරින් කරන්න පුලුවන්, ආයෙ ආයෙ සිද්ධ නොවෙන one-off වැඩ තියෙනවා. උදාහරණයක් විදියට ඊමේල් එකකට කොටේෂන් එකක් දාලා රිප්ලයි කරන එක. මේවා අපි එක ප්‍රොජෙක්ට් ලිස්ට් එකකට ගන්නවා. එතකොට අපිට තියෙන ගොඩක් වැඩ එක ස්ටෙප් එකකින් කරන්න බෑ. ඒවා ප්‍රොජෙක්ට්ස් වලට අයිති වෙන්නේ. එව්වා වෙන වෙනම ප්‍රොජෙක්ට්ස් යටතේ ලැයිස්තුගත කරගන්න ඕන.

 

04. අතුරු කාරණාවක්: ඇක්ෂන් ඇරෙන්න අනික් එව්වා?

දැන් සමහර මේ පැහැදිලි කරගත්තු තොරතුරු අයිති වෙන්නේ නෝටිෆිකේෂන් වලට. ඒ කියන්නේ හෙට උදේ ලන්ඩන් වල ඇල්බට් අංකල්ට කතා කරලා සල්ලි දාන්න කියන එක වගේ එව්වා. ඒවා කෙලින්ම අපේ නෝටිෆිකේෂන් ඇප් එකකට ඇතුළත් කරගන්න පුලුවන්. උදාහරණයක් විදියට ගූග්ල් කැලැන්ඩර්. හැබැයි ඒවා අපේ GTD සිස්ටම් එක යටතේ වෙනම ප්‍රොජෙක්ට් එකකට දාගන්න ඕන. අපි කියමු ‘Notifications’ ප්‍රොජෙක්ට් එක කියලා. ඒකට. එතකොට තවත් තොරතුරු තියෙන්න පුලුවන් කවුරුහරි අපිත් එක්ක වැඩ කරන කෙනෙක්ට මතක් කරන්න ඕන දේවල්. ඒ වගේ ඒවලට අලුත් ප්‍රොජෙක්ට් එකක් හදපු ‘Agendas’ කියලා. හැබැයි දැන් ඒ ප්‍රොජෙක්ට් එක යටතේ සබ් කැටගරි හදන්න ඕන අදාළ පුද්ගලයන්ගේ නම් වලින්. ඒ නම් යටතේ තමයි ඒ ඒ කෙනාට පවරන්න ඕන ඇජෙන්ඩාස් ඇතුළත් වෙන්නේ.

 

05. සමාලෝචනය කරලා බලමු

සමාලෝචනය කරන වැඩේ ඕන නම් දිනපතා කරන්නත් පුලුවන්, වඩාත් ප්‍රශස්ත විදියට ගත්තොත් සතිපතා කරන්නත් පුලුවන්. මේක තීරණය වෙන්නේ එක් එක්කෙනාගේ වැඩ කටයුතු වල ස්වභාවය අනුව. හැබැයි මතක තියාගන්න, සතියකට වඩා මේ සමාලෝචනයට ගන්න එපා. ඒකෙන් වැඩේ ගාණට ගලාගෙන යන රිදම් එකට තමයි හානියක් වෙන්නේ. ඇත්තටම කිව්වොත්, මේ සමාලෝචනය කියන එක, සාර්ථකත්වය සඳහා අනිවාර්යයෙන්ම අවශ්‍ය කාරණයක් කියලා තමයි මේ ගැන එක්ස්පර්ට්ලා කියන්නේ. ඇත්තටම මේ සමාලෝචනයත් ඇක්ෂන් පොයින්ට් එකක් විදියටම අපේ ලිස්ට් එකට ඇතුළත් කරගන්න පුලුවන්. මෙතනදී අපි මුලින්ම කරන්නේ ඒ ඒ කාර්යයන්, නෝටිෆිකේෂන්, ඇජෙන්ඩා කියන හැම දෙයක්ම සාර්ථකව වෙලා තියෙනවද, නැද්ද කියන එක පිළිවෙලට බලාගෙන යන එක ඒකෙන් අපිට තේරුම් ගන්න පුලුවන් මොනවද අපේ GTD සිස්ටම් එකට කරන්න ඕන වෙනස්කම්, අපේ අවධානය මොන මොන තැන් වලටද වැඩියෙන් යොමු කරන්න ඕන, අපේ වැඩ කරන වේගය කොහොමද වගේ කාරණා. ඒ අවබෝධයත් එක්ක ඊලඟ සතියේ වැඩ ටික ප්ලෑන් කරගන්න පුලුවන්. ඒ වගේම අපි වැඩ කරන වේගය, අපි වැඩ කරන ක්‍රමය, ප්‍රොසෙස් එක වගේ දේවල් තව සීරු මාරු කරගන්නත් පුලුවන්.

 

06. ඇක්ෂන් ගමු

ඇත්තටම ඇක්ෂන් ගන්න එක දැන් ලේසියි. මොකද, අපේ ඔලුවේ තොරතුරු පිරිලා නෑ. මනස නිදහස්. කරන්න අවශ්‍ය දේවල් හරි පිළිවෙලකට ලැයිස්තුගත වෙලා තියෙනවා අදාළ තැන් වල. අපිට  තියෙන්නේ මේ ලැයිස්තු අනුගමනය කරගෙන වැඩ කරගෙන කරගෙන යන එකයි. හැබැයි මතක තියාගන්න. මෙතනදී අපිට අවශ්‍ය වෙනවා ප්‍රමුඛතාවයන් හරියට තියාගන්න. ඒකට අපි වෙනදත් කියන අයිසන්හවර් මෙට්‍රික්ස් එක පාවිච්චි කරන්න පුලුවන්. අයිසන්හවර් මෙට්‍රික්ස් එකට අනුව ප්‍රමුඛතාවයන් හදාගන්නෙ කොහොමද කියලා අපි වෙනම ඉදිරි දවසක බලමු. දැන් හොඳ ඵලදායීතාවයක් එක්ක, අවධානය එහේ මෙහේ කරගන්නෙ නැතුව වැඩ කරගෙන යන්නයි තියෙන්නේ. අපි හැමදාම කියන ෆෝකස් සිස්ටම් එක වෙන පොමොදෝරෝ ටෙක්නික් එක එහෙමත් මේකට පාවිච්චි කරන්න පුලුවන්.

 

07. GTD වලට ඕන කරන ඔන්ලයින් ටූල්ස්

අපි මුලිනුත් කිව්වනේ මේ Getting Things Done (GTD) සිස්ටම් එකට වැඩ කරන්න නෝට් පොතක් තිබ්බත් ඇති කියලා. හැබැයි ඉතින් නෝට් පොතක මේ වැඩේ කරන එක ටිකක් වැඩ වැඩි ක්‍රමයක්. හැමදේම ලියන්න ඕන, ලියන ඒවා තව ප්‍රොජෙක්ට් එකකට මාරු කරනකොට ආයෙත් ලියන්න ඕන. එහෙමනේ. හැබැයි ඩිජිටල් ක්‍රමේකට යනවා නම් වැඩේ ලේසියි. ඇත්තටම කිව්වොත් මේක ඔය Google Keep, Evernote වගේ ඕනම නෝට්පෑඩ් ඇප් එකක වුණත් කරන්න පුලුවන්. හැබැයි ඊට වඩා ලේසියි මේකට අවශ්‍ය ඩිජිටල් මෙවලම් කීපයක්ම යොදාගන්න එක. උදාහරණ විදියට නෝට්පෑඩ් ඇප් එකක්, කැලැන්ඩර් ඇප් එකක්, ප්‍රොජෙක්ට් මැනේජ්මන්ට් ඇප් එකක් වගේ කීපයක්. එහෙම නැතිනම් Getting Things Done (GTD) සිස්ටම් එකට පාවිච්චි කරන්න පුලුවන් Infitity, එතකොට Trello, එතකොට Asana වගේ ටාස්ක් මැනේජ්මන්ට් ඇප්ස් පාවිච්චි කරන්නත් පුලුවන් සාර්ථකව.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *