අපි මීට කලිනුත් පෙන්නලා දීලා තියෙන දෙයක් තමයි, කොහොමද නියම ප්රොෆෙෂනල් විදියට අනික් අයත් එක්ක ඊමේල් ඔස්සේ ගනුදෙනු කරන්නේ කියන එක. එතනදී අපි ඊමේල් එකක් ලියනකොට, යවනකොට, ලැබුණහම කොයි වගේ කරුණු කාරණාද අනුගමනය කරන්න ඕන කියන එක කියලා දීලා තියෙනවා. හරි, ඔය ප්රොෆෙෂනල් විදියට ඊමේල් එකක් යවන සාස්තරේ මාස්ටර් කරගත්තා කියමුකෝ. හැබැයි ඒකෙන් විතරක් අපි හොඳ ඊමේල් යූසර් කෙනෙක් වෙනවද? නැහැ. අපි හොඳ ඊමේල් යූසර් කෙනෙක් වෙන්න නම්, email hygiene ගැනත් හිතන්න ඕන. වෙන විදියකට කියනවා නම් යහපත් විදියට අපේ ඊමේල් භාවිතාව තියාගන්න ඕන. ඇත්තටම ඒක වැදගත් වෙන්නේ තමන්ටම තමයි. ඊමේල්ස් වලින් අපේ සන්නිවේදන කටයුතු වඩාත් පහසු වීමනේ වෙන්න අවශ්ය. අන්න එතකොට, ඊමේල්ස් අපිට හිසරදයක් නොවෙන්න ඕන. අන්න ඒකට තමයි හොඳ ඊමේල් සෞඛ්යයක් අවශ්ය වෙන්නේ. ඉතින් කියවලා බලන්න මේ ටිප්ස් ටික. ඒක සෑහෙන්න වැඩදායක වෙයි, හොඳ ඊමේල් භාවිතයක් පවත්වා ගන්න අවශ්ය කෙනෙක්ට.
1. ඊමේල් එකවුන්ට් හතරක් වත්
මේක නිකං ඇහුවහමත් කොයිල් වගේද? මොකද ගොඩක් අයට තියෙන්නේ ඇත්තටම එක ඊමේල් එකයි. එකකට වඩා තියෙනවා නම් ගොඩක් වෙලාවට වෙන්නේ, කලින් හදපු ඊමේල් වල පාස්වර්ඩ් අමතක වෙලා නිසා පස්සේ හදාගත්තු එව්වා තමයි. ඒ ඇරෙන්න ගොඩක් දෙනෙක් පාවිච්චි කරන්නේ එක ඊමේල් එකයි. ඉතින් ඔය ඊමේල් එක තමයි හැම මගුලකටම දෙන්නේ. ඉතින් ඒකේ ඔෆිස් එකෙන් එවපු වැදගත් ඊමේල්ස් එක්ක අහවල් රටට යන්න වීසා ගන්න කියලා දවසට පහ ගාණේ එන ඊමේල්ස්, බියුටි ප්රඩක්ට්ස් ගැන කියලා ස්පෑම් වෙන ඊමේල් වගේ කිසිම වැදගත්කමක් නැති ඊමේල්සුත් පන්සීයක් විතර තියෙනවා දවසකට විතරක්. අන්න ඒ නිසා, හොඳ ඊමේල් පරිශීලකයෙක් වෙන්න නම්, ඊමේල් එකවුන්ට් හතරක් තිබීම නරක දෙයක් නෙවෙයි. මොකටද ඊමේල් එකවුන්ට්ස් හතරක්? එකක් ඔෆීෂියල් වැඩ වලට. මේකට ගොඩක් වෙලාවට ඔෆිස් එකෙන් ලැබෙන ඊමේල් එකවුන්ට් එක පාවිච්චි වෙන්නත් පුළුවන්. ඊට පස්සේ සෝෂල් මීඩියා වලට තනිකරම වෙනම ඊමේල් එකක්. ඊට පස්සේ පෞද්ගලික දේවල් වලට වෙනම ඊමේල් එකක්. ඊට පස්සේ ඔය හැමතැනටම ඊමේල් ඇඩ්රස් එකක් ඉල්ලුවහම දෙන්න කුණු බක්කිය වගේ ජෙනරල් ඊමේල් එකක්. ආන්න එතකොට තමන්ගේ ඊමේල් කළමනාකරණය පහසු වෙනවා!
2. සබ්ස්ක්රයිබර්ස් අපි
දැන් අපි ඔය නිව්ස්ලෙටර් වලට පීසා හට් ප්රොමෝ වලට අරවට මේවට හැම තැනටම දැනුවත්ව හෝ නොදැනුවත්ව අපේ ඊමේල් ඇඩ්රස් එක දීලා තියෙනවනේ. හරි, ඒකට කමක් නෑ. හැබැයි ප්රශ්නේ තියෙන්නේ මේකයි. උඩින් කිව්වා වගේ ඕන තැනකට දෙන්න පාවිච්චි කරන ඊමේල් එක වුණත් ඊමේල්ස් වලින් පිරුණට පස්සේ අපිට අවශ්ය කරන ඊමේල් එකක්වත් හොයාගන්න එක අමාරු වීම. ඒ වගේම, කුණුබක්කියක් පිරිලා ගේ ඉස්සරහා තියෙනවා වගේ, ඊමේල් එක පිරුණට පස්සේ ඒක පිරිසිදු කරන්න අවශ්ය වීම. අන්න ඒ නිසා, අපිට පුළුවන් දවසක් දාගෙන, වැඩක් නැති ඊමේල් එවන එවුන් අයින් කරලා දාන්න. ඇත්තටම ජීමේල් වගේ සේවාවන් වල අපිට පහසුකම් දෙනවා, අපි කාලෙකින් ඕපන් කරලාවත් නැති ඊමේල්ස් එවන යම් යම් තැන් වලින් අන්සබ්ස්ක්රයිබ් වෙන්න. අපිට අපි සබ්ස්ක්රයිබ් වෙලා තියෙන තැන් වලින්, ඇත්තටම අදාළ නැති ටික හොයලා අයින් කරන්නයි තියෙන්නේ! ආන්න ඊට පස්සේ බලන්න ඊමේල් ලිස්ට් එකට දැනෙන සනීපේ!
3. නිරන්තරයෙන්ම අවධානෙන්
සාමාන්යයෙන් ඊමේල්ස් වලින් සෑහෙන්න ගනුදෙනු කරන මනුස්සයෙක් නම්, තමන්ට එන ඊමේල්ස් ගැන හොඳ අවධානයකින් ඉන්න එක තමයි හොඳ ඊමේල් භාවිතාකරන්නෙක්ගේ ලක්ෂණය. හැබැයි ඉතින් අපිටත් තව වැඩ තියෙනවනේ. එතකොට විනාඩි විස්සෙන් විස්සට ඊමේල්ස් බල බල ඉන්න පුළුවන්ද? බැහැනේ. ආන්න ඒකට කරන්න පුළුවන් දෙයක් තමයි, තමන්ගේ බ්රවුසර් එකට Gmail notifier, Notifier for gmail වගේ ප්ලග්-ඉන් එකක් නැතිනම් එක්ස්ටෙන්ෂන් එකක් දාගන්න එක. මේ වගේ එක්ස්ටෙන්ෂන් එකකින් නැතිනම් ප්ලග්ඉන් එකකින් කරන්නේ, අපිට එන ඊමේල්ස් ඩෙක්ස්ටොප් නෝටිෆිකේෂන් විදියට පෙන්නන එක. ඒ ඇරෙන්න, කෙලින්ම ඊමේල්ස් වලට නොයා, බ්රවුසර් එකෙන් ඇවිත් තියෙන ඊමේල්ස් මොනවද කියලා බලන්නත් මේ වගේ පොඩි පොඩි එක්ස්ටෙන්ෂන් නැතිනම් ප්ලග්ඉන් වලින් සහාය ලබාදෙනවා. ඇවිත් තියෙන ඊමේල්ස් ප්රමාණයත් පෙන්නනවා. ඕන තරම් ඊමේල්ස් එකවුන්ට්ස් මේ ප්ලගින්ස් නැතිනම් එක්ස්ටෙන්ෂන් වලට ඇඩ් කරගන්නත් පුළුවන්!
4. ප්රොෆෙෂනල් නං ප්රොෆෙෂනල්
අපි ගොඩක් දෙනෙක් ඊමේල් ඇඩ්රස් එකක් හදාගෙන තියෙන්නේ අපි සෑහෙන්න ළමා කාලේ වෙන්න ඇතිනේ. ඒ කියන්නේ දැන් තරුණ පරම්පරා විතරක් නෙවෙයි, අසූ ගණන් වල ඉපදුණු අයත් එහෙම තමයි. එතකොට ඉතින් ඒ කාලේ සෑහෙන්න ප්රොෆෙෂනල් විදියේ නමක් තියෙන ඊමේල්ස් හදාගන්න ඇති නේද? මොන පිස්සුද මහත්තයෝ. මධූරොක්ස් ඇට් ජීමේල් ඩොට් කොම්, ෂාන්කියුකම්බර්500 ඇට් ජීමේල් ඩොට් කොම්, ඒන්ජල් ෂානි 84 ඇට් ජීමේල් ඩොට් කොම්, ඩේන්ජරස් කිලර් දනූ43 ඇට් ජීමේල් ඩොට් කොම් වගේ ඊමේල් ඇඩ්රස් තමයි ඒ කාලේ හදල තියෙන්නේ. දැන් ඉතින් අපි ලොකු වුණාට පස්සෙත් ගොඩක් වෙලාවට ඔය ඊමේල් ඇඩ්රස්ම පාවිච්චි වෙනවා, ගොඩක් අය දන්නේ ඒකනේ කියලා. හැබැයි ඉතින් ප්රොෆෙෂනල් දේකදී රෙද්දක් ඇඳගෙන අපිට ඔය ඊමේල් ඇඩ්රස් එක මනුස්සයෙක්ට දෙන්න පුළුවන්ද? එහෙම නැතිනම් පීසා හට් එකෙන් ඊමේල් ඇඩ්රස් එක අහන වෙලාවකදී අවුට්ලට් එකේ හැමෝම ඉස්සරහා ඩේන්ජරස් කිලර් දනූ43 ඇට් ජීමේල් ඩොට් කොම් කියලා කියන්න පුළුවන්ද? බෑනේ. ආන්න ඒ නිසා, ඔය වගේ පොඩි කාලේ හදපු ඊමේල් ඇඩ්රස් තියාගන්න වෙන කෙනෙක්ට දෙන්න අවශ්යම නොවෙන වැඩ වලට. ප්රොෆෙෂනල් ලෙවල් එකේ ඊමේල් ඇඩ්රස් හදාගන්න පිට කෙනෙක්ට ඊමේල් ඇඩ්රස් එක දෙන්න අවශ්ය වෙන වැඩවලට.
5. කාලෙකට සැරයක් සුද්දයක්
කොහොම කළත් අපි අවුරුදු ගණනාවක් ඊමේල්ස් පාවිච්චි කරනවා කියන්නේ, අවුරුදු කීපයක් යනකොට අපේ ඉන්බොක්ස් පිරෙනවා කියන එකනේ. ඒ කියන්නේ මෙහෙමයි. දැන් ජීමේල් ගමු. ජීමේල් එකෙන් අපිට දෙනවා ෆ්රී ගිගාබයිට් 15 ක්. අන්න ඒකෙන් අපි ඊමේල්ස් එකවුන්ට් එකත් බැලන්ස් කරගෙන, ගූග්ල් ඩ්රයිව් එකත් බැලන්ස් කරගෙන ගේම ගහන්න ඕන. දැන් ඔය සමහර වෙලාවට අපිට එනවනේ එක එක වීඩියෝ ක්ලිප්ස්, ඉමේජස් එහෙමත් ඊමේල්ස් වලින්. අන්න එහෙම එන ඊමේල්ස් අවුරුදු ගාණක් ආවහම, ඒ ටිකම ඇති ඔය ගිගාබයිට් 15 පිරෙන්න. ආන්න ඒ නිසා, කාලෙකට සැරයක් තමන්ගේ ඊමේල් එකවුන්ට් එකට හොඳ සුද්දයක් දෙන එක හොඳ පුරුද්දක්. අර නැවිලා තියෙන ඇණෙත් ඕන වෙයි කියලා ගෙදර තියාගෙන ඉන්න ජාතියේ ඩයල් එකක් නොවී, තමන්ට අවශ්ය නැති ඊමේල්ස් ඔක්කොම ඩිලිට් කරන එක තමයි මෙතනදී කරන්න තියෙන්නේ. එතකොට ඊමේල්ස් දාස් ගාණින් තියෙනවා නම්, ඒවා වඩා ඉක්මනට සුද්ධ කරගන්න පහසුකම් දීලා තියෙනවා ඊමේල් සේවාවලින්ම. ඇත්තටම ලොකු ඊමේල් බල්ක් එකක් තියෙනවා නම් ඒක සුද්ධ කරන්න එක දවසයි මහන්සි වෙන්න ඕන. ඊට පස්සේ තියෙන්නේ මේන්ටෙනන්ස්. ඒක අපි ඊලඟට කියනවා.
6. හරියට පවත්වාගෙන යමු
ඊමේල් මේන්ටෙනන්ස් වලදී කියන්න ඕන පළවෙනි කාරණාව තමයි, ඊමේල් එකවුන්ට් එකේ කැටගරි හදාගන්න එක. ඒ කියන්නේ උදාහරණයක් විදියට ජීමේල් වල තියෙනවා සෙටින්ග්ස් වලින්ම තමන්ගේ ඊමේල්ස් ප්රධාන ඉන්බොක්ස් එක, අප්ඩේට්ස්, ප්රොමෝෂන්ස් යනාදී වශයෙන් වෙන් කරගන්න පහසුකම. දැන් අපිට එන ඊමේල්ස් එන්නෙත් ඔය කියන වෙන් වෙන් කැටගරි වලට තමයි. ඉතින් සතියකට සැරයක් හෝ තමන්ගේ ඊමේල් එකවුන්ට් වලට ගිහින්, අදාළ කැටගරි වල අවශ්ය ඊමේල්ස් අනවශ්ය ඊමේල්ස් බලලා අනවශ්ය ඒවා ඩිලිට් කරන එක පුරුද්දක් විදියට තියාගත්තහම, ඊමේල්ස් කඳු පිටින් ගොඩගැහෙන එක වළකිනවා. ඕකට සතියකට විනාඩි පහක් දහයක් යයි ඕන්නං. හැබැයි එහෙම හොඳ නඩත්තුවක් තියෙනවා කියන්නේ, පහුකාලීනව පැය ගණන් කට්ට කාගෙන ඊමේල්ස් ඩිලිට් කරන්න අවශ්ය වෙන්නෙ නෑ!
7. මම හොඳ ඊමේල් පරිශීලකයෙක්මි
අන්තිමට අපි මේ කාරණාවත් දානවා. ඇත්තටම මේක සෘජුවම email hygiene වලට අයත් නොවුණත්, මේ කාරණාවත් බලපානවා යහපත් ඊමේල් පරිශීලකයෙක් වෙන්න. ඒ තමයි, ඊමේල් එකකට හැකි ඉක්මනින් ප්රතිචාර දැක්වීමේ පුරුද්ද. ඒ කියන්නේ ඊමේල් එකක් එනකල් උකුස්සා වගේ බලාගෙන ඉඳලා පටස් ගාලා රිප්ලයි එකක් දාන එක නෙවෙයි. හැබැයි අඩුම ගාණේ පැය විසිහතරක් ඇතුළත වත් ඊමේල් එකකට ප්රතිචාර දක්වන්න පුරුදු වෙන එක. ඒ වගේම, පටස් ගාලා රිප්ලයි දාන්න ගිහින් වැරදි එක්ක ඊමේල් එකක් යවන්නෙ නැතුව, ලියපු ඊමේල් එක හරියට කියවලා, ඇටෑච් කරන්න ඕන එව්වා ඇටෑච් කරලා ඊමේල් එක යවන එක.
හොඳ ඊමේල් භාවිතය ගැන කියෙව්වා නං, ඒ ගමන්ම කියවලා බලන්න මේවත්.
නියම ප්රොෆෙෂනල් විදියට ඊමේල් එක්ක ගනුදෙනු කරන්නේ මෙහෙමයි!– 1 කොටස
නියම ප්රොෆෙෂනල් විදියට ඊමේල් එක්ක ගනුදෙනු කරන්නේ මෙහෙමයි! – 2 කොටස
Leave a Reply