නියම ප්‍රොෆෙෂනල් විදියට ඊමේල් එක්ක ගනුදෙනු කරන්නේ මෙහෙමයි – 2 කොටස

දැන් කාලේ අපිට ඊමේල් කියන්නේ, ඉස්සර කාලේ තිබුණු තැපැල් සේවාව වගේම තමයි. ඒ තරමට වැදගත්. හැබැයි ඊට වඩා සෑහෙන්න ලේසියි, පහසුයි. විශේෂයෙන්ම දැන් වෙනකොට ඊමේල් එක්ක යවන්න, ආපු ඊමේල් බලන්න කම්පියුටරයක් ලඟ ඉන්න එකවත් අත්‍යාවශ්‍ය නැහැ. තමන් අතේ මූලිකම මට්ටමේ ස්මාට්ෆෝන් එකක් තිබුණත්, ඒකෙනුත් ඊමේල් ගනුදෙනු කරදරයක් නැතුව කරගන්න පුළුවන්.

 

හරි, ඊමේල් කතන්දරේ ඔය වගේ අතිශයින්ම පහසු දෙයක් වුණාට, ඇත්තටම ප්‍රොෆෙෂනල් ජීවිතේදී ඊමේල් ගනුදෙනු කරන්න ඕන පිළිවෙලක් තියෙන බව අපි කලිනුත් කතා කරලා තියෙනවා. ඒ කියන්නේ ඔය යාළුවෙක්ට, නෑදෑ හිතමිත්‍රයෙක්ට, සමීපතමයෙක්ට ඕන විදියකට ඊමේල්ස් යවන්න පුළුවන්, ගැටළුවක් නෑ. හැබැයි අපි ප්‍රොෆෙෂනල් කටයුතු වලදී එහෙම ආවට ගියාට ඊමේල්ස් යවන එක හරියන්නෙ නෑ. වෘත්තීමය විද්‍යුත් තැපැල් පණිවිඩ නැතිනම් ඊමේල් යවන්න වෘත්තීමය විදියක් තියෙනවා. ආන්න ඒ නියම ප්‍රොෆෙෂනල් විදියට ඊමේල් ගනුදෙනු කිරීම ගැන තව තොරතුරු ටිකක් කියලා හැමෝම දැනුවත් කරන්න තමයි මේ ආටිකල් එක ලියවෙන්නේ.

 

1. කාබන් කොපි

දැන් ඊමේල් එකක් ප්‍රොෆෙෂනල් ලෙවල් එකෙන් යවනකොට අපි හිතලා බලන්න ඕන හරියටම කාටද යවන්නේ කියන එක. සමහර වෙලාවට ඊමේල් එකක් කීප දෙනෙක්ට යවන්න සිද්ධ වෙනවා. අන්න එතකොට To කියන තැනට දාන්න ඕන ඊමේල් එක හරියටම යවන්න අවශ්‍ය අයගේ ඇඩ්‍රස් තමයි. ඊට පස්සේ ඒ ඊමේල් එක යම් කිසි කෙනෙක්ට සෘජුවම යවන්නෙ නැති වුණත්, ඒ කෙනාත් ඒ ඊමේල් එක ගැන දැනුවත් වෙලා ඉන්න අවශ්‍ය නම්, CC කියන කොටසට ඒ අයගේ ඇඩ්‍රස් තමයි දාන්න ඕන. ඒ කියන්නේ කාබන් කොපි කියන එක. එතකොට අපි ගොඩක් දෙනෙක්ට එක පාර ඊමේල් එකක් යවනකොට, ඒ ඒ අයගේ ඊමේල් ලිපින අනික් අයටත් පේන විදියට යවන එක හරි නෑ. අන්න එතකොට ඒ ඊමේල් ඇඩ්‍රස් ඔක්කොම දාන්නේ BCC නැතිනම් බ්ලයින්ඩ් කාබන් කොපි කියන කොටසට. ඒ වගේම, අපිව BCC කරලා ඊමේල් එකක් ආවොත්, අපි ඒකට රිප්ලයි කරන්නෙ නෑ.

 

2. අවශ්‍ය දේ ඉස්මතු කරලා

ඊමේල් එකක් වෘත්තිය මට්ටමෙන් ලියනවා කියන්නේ අර ලියුමක් යවනවා වගේ සැපදුක් ඔක්කොම අහලා, අන්තිමට සල්ලි කීයක් හරි එවන්න කියලා ලියන විදියට නෙවෙයි. අපි කලිනුත් ඊමේල් ගැන කියපු ආටිකල් එකේදී කියලා තියෙනවා ප්‍රොෆෙෂනල් ඊමේල් එකක තියෙන්න ඕන කොටස් ගැන. හැබැයි ආශිංසනය කරලා ඊමේල් එක පටන් අරගත්තු ගමන්, පැහැදිලිව, ඊමේල් එකෙන් කියන්න අවශ්‍ය දේ ඉස්මතු වෙන විදියට මුල් වාක්‍යය දෙක ඇතුළෙම ලියන්න ඕන. එතනින් එහාට ඒ අවශ්‍ය දේ පැහැදිලි කරන එක තමයි කෙරෙන්නේ. අවශ්‍යම නම් ඊමේල් එකේ පරමාර්ථය හෝ විශේෂයෙන් කියන්න ඕන කාරණය ඇතුළත් වෙන වගන්තිය දෙක කැපිලා පේන විදියට බෝල්ඩ් කරන්නත් පුළුවන්.

 

3. හරි විදියට ඉඩ තියලා

සාමාන්‍යයෙන් ඊමේල් එකක් ලියනකොට, වර්ඩ් ඩොකියුමන්ට් එකක ලියනකොට වගේ ඔටෝ ස්පේස් හිටින්නෙ නෑ පරිච්ඡේද අතර. අන්න ඒ නිසා, මතක ඇතුව ඊමේල් එක ලියන විටදී අපි පැහැදිලිව ඡේද වෙන් වෙන විදියට ඉඩක් තියන්න ඕන. Dear Samith කිව්වට පස්සෙත් එක පේලියක ස්පේස් එකක් තියලා තමයි වාක්‍යය ලියන්න පටන් ගන්න ඕන. එතකොට ඊමේල් එකේ පොයින්ට්ස් ලියනවා නම්, ඊමේල් එඩිටර් එකෙන් බුලට් පොයින්ට්ස් දාන්න පුළුවන්. හැබැයි ඡේද සහ පොයින්ට්ස් අතරෙත් කලින් කියපු විදියට එක පේළියක ස්පේස් එක ගාණේ තියලා ඊමේල් එක සම්පාදනය කළහම, ඊමේල් එක කියවන කෙනෙක්ට හරිම ලේසියි, වටහා ගන්න පහසුයි, ඊමේල් එක පැහැදිලියි.

 

4. අක්ෂර වින්‍යාස සහ ව්‍යාකරණ

සාමාන්‍යයෙන් අපි ඔය එස්.එම්.එස් එකක් යවනකොට, වට්ස්ඇප් වගේ එකකින් පණිවිඩයක් යවනකොට උත්සාහ කරන්නේ කියන්න ඕන දේ කියන්න මිසක්, හරියට අක්ෂර වින්‍යාස හදන්න සහ ව්‍යාකරණානුකූලව ලියන්න නෙවෙයිනේ. ඒක හරි. හැබැයි ප්‍රොෆෙෂනල් ඊමේල් එකක් යවනකොට නම් අක්ෂර වින්‍යාස සහ ව්‍යාකරණ ගැන සැලකිලිමත් වෙන එක තමයි හරි විදිය. විශේෂයෙන්ම, අක්ෂර වින්‍යාස හෝ ව්‍යාකරණ එහෙ මෙහෙ වීම නිසා, ඊමේල් එකෙන් කියන්න හදන පණිවුඩය වෙනස් වෙන්නත් පුළුවන් කියන එක අමතක කරන්න එපා. ඊමේල් එකක් ලියලා ඒකේ මූලික අක්ෂර වින්‍යාස සහ ව්‍යාකරණ දෝෂ හදන්න, ඔන්ලයින් ග්‍රැමර් ඇන්ඩ් ටයිපෝ චෙකර් එකක් එහෙමත් පාවිච්චි කරන්න පුළුවන්. ඒක අමතර කරදරයක් කියලා කෙනෙක් හිතන්න පුළුවන්. හැබැයි දෝෂ නැති ප්‍රොෆෙෂනල් ඊමේල් එකක් යැවීම වෙනුවෙන්, පොඩ්ඩක් කරදර වුණාට කමක් නෑ!

 

5. ආචාරශීලී ටෝන් එකක්

අපි කලින් ප්‍රොෆෙෂනල් ඊමේල්ස් යැවීම ගැන කියපු ආටිකල් එකෙත් කියපු දෙයක් තමයි, ඊමේල් එකේ අන්තර්ගතයේ ටෝන් එක ගැන සැලකිලිමත් වෙන්න කියන එක. අන්න එතනදී සාමාන්‍යයෙන් වෘත්තිය මට්ටමෙන් ඊමේල් එකක් යවනකොට පොදුවේ භාවිතා වෙන වාක්‍යාංශ තියෙනවා. අන්න ඒවා ගැන පොඩ්ඩක් දැනකියාගෙන, තමන්ගේ ඊමේල් එකට ඒ විදියේ වාක්‍යාංශ ඇතුළත් කරන එකෙන්, ඊමේල් එකට හොඳ ප්‍රොෆෙෂනල් ගතියක් එකතු වෙනවා.

 

උදාහරණ කීපයක් ගමු.

 

I am writing to you about: ලියන්නේ මොකක් ගැනද කියලා කියන්න පුළුවන්.

 

Thanks for letting me know: අපිට මොකක් හරි තොරතුරක් සමග ආපු ඊමේල් එකකට රිප්ලයි කරන්න පුළුවන් මෙහෙම.

 

Thank you for your understanding: අපි මොකක් හරි දෙයක් ඉල්ලලා යවපු ඊමේල් එකකට ප්‍රතිචාර විදියට අපිට ආපු ඊමේල් එකකට අපි ආයෙත් රිප්ලයි කරනකොට මෙහෙම ලියන්න පුළුවන්. 

 

A kind reminder: ඊමේල් එකකින් සිහිකැඳවීමක් කරනකොට මෙහෙම කියන්න පුළුවන්. 

 

I’d appreciate it if you could: මොකක් හරි කටයුත්තක් කරන්න කියලා ඉල්ලලා ඊමේල් එක ලියනකොට මෙහෙම කියන එක ආචාරශීලීයි.

 

Looking forward to hearing from you: ඊමේල් එකට උත්තරයක් බලාපොරොත්තු වෙන බව කියන්න පුළුවන් ක්‍රමයක්.

 

Best regards: ඊමේල් එක අවසන් කරලා නම ලියන්න කලින් කරන සුභාශිංසනයක්.

 

Sincerely: බිස්නස් ඊමේල් එක අවසන් කරලා නම ලියන්න කලින් මෙහෙම දෙයක් සඳහන් කරන එක වඩාත් ආචාරශීලීයි.

 

6. ඉමොජීස්

සාමාන්‍යයෙන් ඔය හිනාවෙන මූණු අනං මනං නැතිනම් ඉමොජීස් කියන එව්වා අපි සෑහෙන්න පාවිච්චි කරනවනේ අද කාලේ මෙසේජ් වලදී එහෙම. ඇත්තටම ඊමේල් එකකදී වුණත් ඉමොජීස් පාවිච්චි වෙනවා. හැබැයි ඉමොජීස් පාවිච්චි කරන විදිය ගැන කෙනෙක් හරිම ප්‍රවේසම් වෙන්න ඕන. විශේෂයෙන්ම බිස්නස් ඊමේල් එකක් හරි ප්‍රොෆෙෂනල් ඊමේල් එකක් හරි යවනකොට. ප්‍රොෆෙෂනල් ඊමේල් එකක් වුණත් තමන් එක්ක වැඩ කරන ටීම් එකට හරි ටීම් එකේ කෙනෙක්ට හරි ෆ්‍රෙන්ඩ්ලි ටෝන් එකකින් යවනකොට ඕන නම් ඔය හිනාමූණක් වගේ ඉමොජි එකක් දාන්න පුළුවන්. හැබැයි ඉමොජි පැලට් එකේ තියෙන ඔක්කොම ඉමොජීස් ප්‍රොෆෙෂනල් ඊමේල් එකකට කොහොමටවත්ම ගැලපෙන්නෙ නෑ. ඒ වගේම, නොදන්නා කෙනෙක්ට බිස්නස් ඊමේල් එකක් යවනකොට, තමන්ගේ සුපීරියර් කෙනෙක්ට ප්‍රොෆෙෂනල් ඊමේල් එකක් යවනකොට එහෙම නම් මළාට ඉමොජීස් පාවිච්චි කරන්න යන්න එපා!

 

7. කොන්ෆිඩෙන්ෂල් එපා

මේක බිස්නස් ඊමේල් එකක් හරි ප්‍රොෆෙෂනල් ඊමේල් එකක් යවනකොට හරි අනිවාර්යයෙන්ම මතක තියාගන්න ඕන දෙයක්. පළවෙනි එක, ප්‍රොෆෙෂනල් හෝ බිස්නස් ඊමේල් එකක තියෙන්න ඕන අදාළ ප්‍රොෆෙෂනල් කරුණු කාරණා විතරයි. එතකොට තමන්ගේ වෘත්තිය හෝ බිස්නස් එක සම්බන්ධයෙන් වුණත් “පුද්ගලිකයි, රහසිගතයි” තොරතුරක් ලබාදෙන්න අවශ්‍ය නම්, ඒක ඊමේල් එකකින් යවන්නෙ නැතුව ඉන්න එක වඩාත් නුවණට හුරුයි. ඊමේල් එකකින් එහෙම සංවේදී රහසිගත තොරතුරු යවන්න වුවමනාම නම්, ඒක ඊමේල් එකේ අනිවාර්යයෙන්ම සඳහන් කරන්න ඕන. මතක තියාගන්න, ඊමේල් එකක් තවත් ඕනම කෙනෙක්ට ෆෝර්වර්ඩ් වෙන්න පුළුවන්. වැරදිලා ඊමේල් එකට අදාළ නැති තව කෙනෙක්ව කොපි වෙන්න පුළුවන්. අන්න ඒ නිසා, පුද්ගලිකයි රහසිගතයි තොරතුරු හැකිතාක් ප්‍රොෆෙෂනල් ඊමේල් එකක සඳහන් කිරීමෙන් වළකින්න කියලා අපි කියන්නේ අන්න ඒ නිසයි.

 

ඇත්තටම මේ ටිප්ස් අනුගමනය කරලා ඊමේල් එකක් යවන එකෙන්, අනික් අය අපි ගැන තියෙන ප්‍රතිරූපය වැඩිවර්ධනය වෙනවා. අනික් අය අපි ගැන හොඳ හැඟීමක් ඇති කරගන්නවා. අන්න ඒක තමයි වැදගත් වෙන්නේ.

 

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *