Office එකක meeting එකක් සාර්ථකව සූදානම් කරන්නෙ මෙන්න මෙහෙමයි

රැකියාවක් කරනකොට, විශේෂයෙන්ම කාර්යාලයක රැකියාවක් කරනකොට meetings නැත්තම් හමුවීම් කියන්නෙ නිතර නිතර සිද්ධවෙන දෙයක්නෙ. ඕනම තීරණයක් ගන්න, තීරණයක් දැනුම් දෙන්න වගේ හුඟක් කාරණා වලට මේ meetings තියෙන්න පුළුවන්. කොයි හැටි වෙතත් අලුතෙන්ම රැකියාවකට ගිහින් ටික ටික වැඩ ඉගෙන ගන්න කෙනෙකුට මේ meeting එකක් arrange කරන්න වුනොතින් ඒක ටිකක් අභියෝගාත්මක වැඩක්. අන්න එහෙම අයට වැදගත් වෙන ටිප්ස් ටිකක් තමයි මේ ලිපියෙන් කතා කරන්නෙ. ඔන්න බොසා කිව්වොත් අහවල් දිනේට අහවල් meeting එක arrange කරන්න කියල මුල ඉඳල ඒ වෙනුවෙන් හිතන්න ඕන දේවල්, කරන්න ඕන දේවල් මොනවද, meeting එක සාර්ථකව ඉවර කරන්නෙ කොහොමද කියන එක ගැන හොඳ අදහසක් ගන්න පුළුවන් මේක කියවල ඉවර උනහම. 

 

 

1. Meeting වර්ගය

 

මුලින්ම හිතන්න ඕන මේ arrange කරන්න යන meeting වර්ගය මොකක්ද කියල. ඒ කියන්නෙ මෙන්න මෙහෙමයි. සාමාන්‍ය ඔෆිස් එකක වෙන හමුවීම් ප්‍රධානවම වර්ග දෙකක් තියෙනව. 

  • Formal Meetings – විධිමත් රැස්වීමක්
  • Informal Meetings – අවිධිමත් රැස්වීමක්

වචන ටිකක් බර වැඩි උනාට වෙන විදිහනම් අපි කවුරුත් දන්නව. ඉතින් ඉස්සෙල්ලම හිතන්න ඕන ඔයාට ලෑස්ති කරන්න තියෙන meeting එක මේ මොන වර්ගයේද කියල. Formal meeting එකක්නම් meeting එක දැනුම් දෙන විදිහේ ඉඳල ස්ථානය වගේ හැම දෙයක් ගැනම ටිකක් වැඩියෙන් හිතන්න ඕන. දැනුම් දීම, සහභාගී වෙන අයගෙ නාමලේඛනය වගේ දේවල් පසු කලෙක අවශ්‍ය උනොත් ගන්න පුළුවන් වෙන්න ෆයිල් කරල තියාගන්නත් ඕන. 

හැබැයි Informal meeting එකක්නම් sms එකකින් ටෙලිෆෝන් call එකකින් එහෙමත් නැත්තම් මූණට මූණ හමුවුනහම උනත් දැනුම් දීලා ලොකු වෙහෙසක් නැතුව වැඩේ ඉවර කරගන්න පුළුවන්. 

 

 

2. සහභාගී වෙන අය

 

ඔන්න දැන් කලින් කියපු විදිහට meeting එක මොන විදිහක එකක්ද කියල තීරණය උනාට පස්සෙ ඊළඟ වැඩේ තමයි මේකට එන්න ඕන අය කවුද කියල තෝරා බේරා ගන්න එක. ඒකත් හුඟක් වෙලාවට බොසාගෙ උපදෙස් මත කරන්න වෙයි. කොහොමින් හරි එන ලිස්ට් එක හදාගත්තට පස්සෙ කල් තියල, ඒ කිව්වේ meeting එකට අඩුම තරමේ දවස් හතරක් පහක්වත් තියල ඊමේල් වලින් meeting request එකක් යවන්න ඕන ඒ හැමෝටම මේ රැස්වීමට ආරාධනා කරල. Outlook වගේ software වලනම් හරිම ලේසියෙන් මේ meeting request යවන්න පුළුවන්. ඒ email එකෙන්ම සහභාගී වෙන අයට එන නොඑන බව දන්වල respond කරන්නත් පුළුවන්. 

ඊළඟට ඒ එනව කියල තහවුරු කරපු කට්ටියගේ නම් ඔක්කොම දාල අත්සන් ලේඛනයක් හදාගන්න. meeting එක වෙලාවට ඇත්තටම සහභාගී වෙලා තියෙන අයගෙන් ඒකෙ අත්සන් කරවගන්න. එක පාරටම වැදගත් නැහැ කියල පෙනුනට පස්සෙ කාලෙක meeting එකේ බජට් ගැන, කතා කරපු කාරණා ගැන එහෙම ගැටළු ඇතිවෙනකොට මේ ලිස්ට් එක හරිම ප්‍රයෝජනවත්.

 

 

3. ස්ථානය

 

ඊළඟ වැඩේ තමයි තැනක් බුක් කරන එක. meeting එකට එන සෙනඟ ප්‍රමාණය, meeting එකේ කතා කරන්න යන කාරණා වල වැදගත්කම කියන ඔක්කොම සළකා බලල සුදුසු තැනක් කලින්ම වෙන් කරවා ගන්න ඕන. මේ වැඩේටත් outlook software එකෙන්ම පහසුකම් සලසල තියෙනව. එහෙම නැත්තම් හුඟක් ඔෆිස් වල meeting rooms වල අතින් ගිහින් ලියල වෙන් කරන්න පුළුවන් කාලසටහන් අලවල තියෙනවා. කොයි විදිහකින් හරි තමන්ට අවශ්‍ය තැන වෙන කෙනෙක් බුක් කරන්න කලින් බුක් කරගන්න එක තමයි කරන්න ඕන.

 

 

 4. අවශ්‍ය සම්පත් 

 

ඊළඟට බලන්න ඕන meeting එක කරගෙන යන්න අපිට අවශ්‍ය වෙන දේවල්. මූලිකවම අවශ්‍ය ප්‍රමාණයට පුටු. අදාළ දිනයෙ මේ වෙලාවට  පුටු මෙච්චරක් දාල රූම් එක සුදානම් කරන්න කියල ඒ වැඩේ කරන්න ඉන්න පාර්ශවයට දැනුම් දෙන්න ඕන කල් තියාම. Meeting එක පටන් ගන්න පැය බාගෙකටවත් කලින් ගිහිල්ල ඕන ගාණට පුටු තියෙනවද, හරියට හදලද කියල බලන්න වෙනවා. ප්‍රොජෙක්ටර් එකක්, ඊළඟට ෆයිල් කවර, පෑන්, කොළ වගේ දේවල්. අවශ්‍ය දේවල් කලින්ම වෙන් කරවාගෙන තියාගන්න ඕන. 

 

 

5. ප්‍රසන්ටේෂන් එකක්

 

ඊළඟ දේ තමයි meeting එක පුරාවටම කතා කරන්න ඕන කාරණාවට සම්බන්ධ ප්‍රසන්ටේෂන් එක. meeting එක අනුව පිරිසකට දෙයක් පැහැදිලි කරන්න අවශ්‍ය අවස්ථාවක් නම් කොළ කෑලි පෑන් අරගෙන පෙන්නනවට වඩා හොඳම විදිහ තමයි හොඳ ප්‍රසන්ටේෂන් එකක් හදාගෙන යන එක. ඕනම කෙනෙකුට මගදී නවත්තල ප්‍රශ්න අහන්න, ආපහු කලින් කියපු slide එකකට ගිහින් බලන්න, meeting ඒකෙන් පස්සෙත් බලන්න ඕනනම් ප්‍රසන්ටේෂන් එක ගෙනියන්න හරිම ලේසියි.

 

 

6. කෑම

 

හුඟක් අය ඉතින් meeting එකකට එන්නෙ මෙන්න මේක බලාගෙන තමයි. කොහොමටත් meeting එක දිගට ඇදෙනවනම් හැමෝටම පොඩි ස්නැක් එකක් දෙන්න වෙනවා. ඒ නැතත් වතුර සහ අඩුමගානෙ තේ එකක්වත් දෙන්න එපැයි එන කට්ටියට. ඉතින් මේකට අවශ්‍ය බජට් එහෙම කලින් වෙන් කරවල තියාගන්න ඕන. 

 

 

7. සාරාංශය

 

Meeting එක අතරතුරේ meeting minutes ඒ කියන්නෙ රැස්වීම් වාර්තාව ලියාගන්න කෙනෙක් ඉන්න ඕන. meeting එක ලෑස්ති කරන ඔයාම හරි නැත්තම් ඒ වෙනුවෙන් වෙන කෙනෙක්ව යොදවලා හරි තියන්න ඕන. රැස්වීම අවසානයේ ඒ තොරතුරු සාරාංශගත කරල සහභාගී වුන හැමෝටම යවන්න ඕන. මොකද තීරණ ගන්න, එතනින් එහාට ඒ තීරණ ක්‍රියාත්මක කරන්න පොරොන්දු වුණ පාර්ශවයන්ට ඒවා මතක් වෙන්නත්, ඒ වැඩ දිගටම කරගෙන යන්නත් මේ කරුණු ඕන වෙනවනේ. අන්න එහෙම සාරාංශයකුත් යැව්වට පස්සෙ තමයි අපි සාර්ථකව රැස්වීමක් ඉවර කළා වෙන්නෙ.

 

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *