නියම ප්‍රොෆෙෂනල් විදියට ඊමේල් එක්ක ගනුදෙනු කරන්නේ මෙහෙමයි!

දැන් කාලේ ලියුම් කියුම් යවාගන්න එක සෑහෙන දුරට අභාවයට ගිහිල්ලනේ තියෙන්නේ. හැබැයි තාමත් වෘත්තිය මට්ටමේ වැඩ කටයුතු වලදී ලියුම් කියුම්, චක්‍රලේඛ එහෙම සංසරණය වෙනවා තමයි. ඒත් පුද්ගලික අංශයේ රැකියාවලදී නම් ලියුම් කියුම්, චක්‍රලේඛ, නිවේදන ගනුදෙනු සිද්ධ වෙන්නේ නැති තරම්. ඒ වෙනුවට තියෙන්නේ ඊමේල්ස්! දැන් දැන් රාජ්‍ය අංශය වුනත් ඩිජිටල්කරණය වේගෙන යන නිසා හැමෝටම වෘත්තිය මට්ටමෙන් ඊමේල් එක්ක ගනුදෙනු කරන්න සිද්ධ වෙනවා. ඊමේල් වැඩේ ඇත්තටම ලේසියි තමයි. හැබැයි වෘත්තිය මට්ටමෙන්, නියම ප්‍රොෆෙෂනල් මනුස්සයෙක් වගේ ඊමේල් ගනුදෙනු කරන්න නම් නිකම්ම ඊමේල් එකවුන්ට් එකක් හදාගන්න දැනුම මදි. ඊට එහා ගියපු යම් යම් වෘත්තිමය කරුණු කාරණා දැනගන්න වෙනවා. ආන්න ඒ දේවල් තමයි අපි ප්‍රොෆෙෂනල් ඊමේල් ටිප්ස් විදියට කියලා දෙන්නේ!

 

1. සිග්නේචර් එකක්

ඊමේල් එකක සිග්නේචර් එක කියන්නේ අර සමහර ඊමේල්ස් වල පහළින් වැටෙන්නේ නමයි, තනතුරයි අරකයි මේකයි ඔක්කොම, ආන්න ඒක. ඕක හදාගන්න පුළුවන් ඊමේල්ස් වල සෙටින්ග්ස් වලට ගියහම. එහෙම එකක් හදාගන්න ඕනද? ඔව්. සිග්නේචර් එකක් තියෙන එකෙන් ප්‍රොෆෙෂනල් බවක් පේනවා. හැබැයි සිග්නේචර් එක බොහොම සරල, ඇහැට ප්‍රිය වගේම අවශ්‍ය දේ තියෙන එකක් වෙන්න ඕන. තමන්ගේ නම, තනතුර, ආයතනය සහ ආයතනයේ ලෝගෝ එකක්, දුරකථන අංකයක්, ඊමේල් ඇඩ්‍රස් එකක්, ලියුම් යවන ඇඩ්‍රස් එකක් තිබුණට කමක් නෑ. හැබැයි දෙයියන්ගේ නාමෙන් සිග්නේචර් එක තොරොම්බල් කරගන්න නම් එපා!

 

2. ඉක්මන් ප්‍රතිචාර

සාමාන්‍යයෙන් ඊමේල් එකකට හැරෙන තැපෑලෙන් උත්තර යවන්න ඕන කියලා නියමයක් නෑ. හැබැයි ඊමේල් එකකට සති ගණන් උත්තර නොලියා ඉන්න එකෙනුත් කියවෙන්නේ අපි කිසිම ප්‍රොෆෙෂනල් ගතියක් නැහැ කියලා තමයි. ඊමේල් එකක් ඇවිත් දවසක් ඇතුලත ඒකට උත්තරයක් යවන්න පුළුවන් නම් ඉතාම හොඳයි. හැබැයි සමහර ඊමේල්ස් වලට එහෙම තකහනියේ උත්තර යවන්න විදියක් නෑ. එක්කෝ අපිට ඒකට යවන්න ඕන උත්තරේ තාම ලැබිලා නෑ. එහෙමත් නැතිනම් උත්තරේ යවන්න අවශ්‍ය කරුණු කාරණා තාම සැකසිලා නැහැ. ආන්න ඒ වගේ වෙලාවකට වුනත් ඒ ඊමේල් එකට රිප්ලයි එකක් යවන්න. අපි ඉක්මනටම අදාල කාරණය සම්බන්ධයෙන් උත්තරයක් එවනවා කියලා, ස්තුති කරලා රිප්ලයි එකක් තියන්න. ඒකෙන් අපි හරි ප්‍රොෆෙෂනල් කියන එක ඉස්මතු වෙනවා.

 

3. බොහොම ඉස්තුතියි!

ඔය කරුණාකර, ස්තුතියි වගේ වචන සාමාන්‍ය ජීවිතයේදී අපි පාවිච්චි කරනවද? ඊමේල් එකකදී ඒ වගේ වචන භාවිතා කිරීම යහපත් පුරුදු තියෙනවා කියලා කියන ලක්ෂණයක් විතරක් නෙවෙයි, ප්‍රොෆෙෂනල් කියලත් පෙන්නුම් කරන ලක්ෂණයක්. අපිට එවන ඊමේල් එකකට වුනත් Thank you, Many thanks වගේ ස්තුතිය පළ කරන වාක්‍යයක් තියෙන්න ඕන. එතකොට අපි ඊමේල් එකකින් යම් උදවුවක් ඉල්ලනවා නම් Thanks in advance වගේ ස්තුතියක් තියෙන්න ඕන. එතකොට Could you please, Please වගේ ආචාරශීලී ආකාරයකින් ඊමේල් එකක් ලියන එක තමයි ගැලපෙන්නේ. මේකට අවශ්‍ය භාෂාව අපිට තෝරගන්න පුළුවන්.

 

4. කොහොමද මචං?

ඔෆිස් එකට හෝ මොකක් හරි ආයතනයකට හෝ යවන ප්‍රොෆෙෂනල් ඊමේල් එකකදී අපි පාවිච්චි කරන භාෂාව ගැන පොඩ්ඩක් හිතන්න මතන්න ඕන. එතනදී ආචාරශීලීත්වය තියෙන්න ඕන. අවශ්‍ය කාරණාව පැහැදිලිව, කොටින් සඳහන් කරන්න පුළුවන් වෙන්න ඕන. වල්පල් නැති වෙන්න ඕන. දැන් සමහර වෙලාවට ඔෆිස් එකේ ටීම් එකක් ඇතුලේ කෙනෙක්ට යවන ඊමේල් එකක් පොඩ්ඩක් කැෂුවල් වෙන්න පුළුවන්. ඒකට කමක් නෑ. හැබැයි එහෙම ඊමේල් එකක් වුනත් රාජකාරි කටයුත්තකර අදාළ නම්, ඒකේ අද මැච් එකේ විස්තරයි, එකවුන්ට් එකට ආපු ලස්සන නංගි ගැනයි අනං මනං ලියන එක හරි නෑ. විශේෂයෙන්ම තමන් රාජකාරී ඊමේල් ලිපිනයක් පාවිච්චි කරනවා නම් තමන් ලියන්නේ මොනවා ගැනද කියන එක ගැන විශේෂයෙන්ම සැලකිලිමත් වෙන්න ඕන.

 

5. මොකද්ද මාතෘකාව?

මෙන්න කම්මැලි කමට සමහරු කරන වැරැද්දක්. ඊමේල් එක කොයි තරම් ප්‍රොෆෙෂනල් විදියට ලිව්වත් වැඩක් නෑ, අර Subject කියලා තියෙන තීරුව හිස් තියලා. සාමාන්‍යයෙන් අපිට ඊමේල් එකක් ආවහම මුලින්ම පේන්නේ ඒකේ මාතෘකාවනේ. ආන්න ඒ මාතෘකාව විදියට පේන්නේ ඔය Subject කෑල්ලේ තියෙන එක. එතන හිස් නම් ඊමේල් එක ඉන්බොක්ස් එකට ආවහම පෙන්නන්නේ No Subject කියලා. දැන් කෙනෙක්ට දවසකට ඊමේල් සැලකිය යුතු ප්‍රමාණයක් එනවනේ. ඒ සමහර ඒවා අපි ඕපන් කරන්නෙත් නැතුව ඩිලිට් කරනවා අවශ්‍ය ඒවා නෙවෙයි නම්. දැන් කවුරුහරි ඊමේල් එකේ Subject එක මොකද්ද කියලා ලියන්න කම්මැලිකමට ඊමේල් එකක් යැව්වොත් ඒක අනික් පැත්තෙන් නොකියවාම ඩිලිට් කරන්නත් පුළුවන්. අනික බැලූ බැල්මට මාතෘකාවක් පේන්න නැති නම් ඒක ප්‍රොෆෙෂනල් නෑ. ඒ වගේම තමයි ඊමේල් එක මොකද්ද කියලා හරියටම තේරුම් ගන්න පුළුවන් මාතෘකාවක් තමයි දාන්න ඕන. එහෙම නැතුව ඊමේල් එකට හරි සම්බන්ධයක් නැති වචන කීපයක්, Hi වගේ කෑල්ලක් ප්‍රොෆෙෂනල් ඊමේල් එකක Subject එකට දාන එකත් අවුල්.

 

6. කෑලි පහයි

සාමාන්‍යයෙන් ප්‍රොෆෙෂනල් ඊමේල් එකක් ලියනකොට ඒකේ කොටස් පහක් අඳුනගන්න පුළුවන්. දැන් මේ කොටස් පහ සිහියේ තියාගත්තහම බොහොම පහසුවෙන් ඊමේල් එකක් ලියන්න පුළුවන්.

ආරම්භය: ඊමේල් එකක් පටන් ගන්නකොට අපිට සුබපැතීමක් හෝ ආමන්ත්‍රණයක් එක්ක පටන් ගන්න පුළුවන්. Hello Namal, Dear Nirmal, Hi Janaka වගේ එකකින් පටන් ගන්න පුළුවන්, ඔෆිස් ඊමේල් එකක වුනත් දන්න කියන කෙනෙක් නම්. නොදන්න කෙනෙක්ට යවන ඊමේල් එකක් නම් Dear Sir, Dear Madam, Dear Mr. Thilakaratne වගේ ආරම්භයක් ගන්න පුළුවන්. මතක තියාගන්න, සමීප සම්බන්ධතාවයක් නැති කෙනෙක්ට යවන ඊමේල් එකක මුල් නමෙන් ආමන්ත්‍රණය කරනවට වඩා වාසගම පාවිච්චිය හොඳයි. ඊමේල් එක හරියටම යවන්න ඕන කාටද කියලා දන්නෙ නැති නම් To whom it may concern කියලා ලියන්න පුළුවන්.

 ස්තුතිය: අපිට ඊමේල් එක පටන් ගන්නකොටම අදාළ නම් ස්තුති කරන්න පුළුවන්. “Thank you for contacting”, “Thank you for your prompt reply”, “Thanks for getting back to me” වගේ ගැලපෙන ස්තුතියක් යොදන්න පුළුවන්.

ඇයි ලියන්නේ: ඊලඟට තමන්ගේ ඊමේල් එකේ පරමාර්ථය වැල්වටාරම් නැතුව ලියන්න ඕන. ඒ කියන්නේ ඊමේල් එකේ ප්‍රධානතම කොටස. ඒක කෙටියෙන්, පැහැදිලිව ලියන්න පුළුවන්.

ඊමේල් එක අවසාන කරන්න: ඊමේල් එකක් ප්‍රොෆෙෂනල් මට්ටමෙන් ලියනකොට අපිට ආයෙමත් ස්තුති කරන්න පුළුවන්. ඒ වගේම If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know වගේ කෑල්ලක් ලියන්න පුළුවන්. 

අවසාන සුභාශිංසනය: ප්‍රොෆෙෂනල් ඊමේල් එකක් ලියනකොට අන්තිමට නම ලියන්න කලින් සුභාශිංසනයක් ලියන්න පුළුවන්. Sincerely කියලා නම ලියන්න පුළුවන්. එහෙම නැතිනම් අර අන්තිමට ලියන ස්තුතියත් එක්ක Regards, Best regards, Cheers වගේ දෙයක් ලියන්නත් පුළුවන්. ඉන් පස්සේ නම ලියන්න පුළුවන්. හැබැයි අනිවාර්‍යයෙන්ම නම ලියන්න ඕනය කියන එක මතක තියාගන්න.

 

7. චෙක් කරලා යවන්න

ඊමේල් එකක් යවන්නේ ඉතාම හදිස්සියකින් වෙන්න පුළුවන්. හැබැයි ඊමේල් එකක් කියන පරක්කුවට යැව්වා වුනත් ඒකේ වැරදි තියෙනවා නම් කිසිම ප්‍රොෆෙෂනල් ගතියක් පේන එකක් නෑ. ආන්න ඒ නිසා කවදාවත් සෙන්ඩ් බට්න් එක ඔබන්න හදිසි වෙන්න එපා. ලෝකෙ විනාස වෙන්නෙ නැහැනේ, ඊමේල් එකක් විනාඩි දෙකක් පරක්කු වුනා කියලා. හෙමිහිට තමන් ලියපු ඊමේල් එක කියවලා බලන්න. ඒකේ ග්‍රැමර් මිස්ටේක්ස් හරි ස්පෙලින්ග් මිස්ටේක්ස් හරි තියෙන්න පුළුවන්. ඒවා නිවැරදි කරන්න. කරුණු හරිද කියලා බලන්න. අපි යවන ඊමේල් එඩ්‍රස් එක හරිද කියලා බලන්න. හරියටම අවශ්‍ය අයගේ ඊමේල් එඩ්‍රස් කොපි වෙලාද කියලා බලන්න. දැන් ඔක්කොම ෂුවර් නම් ඔන්න ඊමේල් එක යවන්න!

 

ප්‍රොෆෙෂනල් ඊමේල් එකක් යවනකොට වැදගත් වෙන තව පුංචි පුංචි, ඒත් ඇත්තටම වැදගත් කාරණා තියෙනවා. ඒවා අපි තව ආටිකල් එකකින් කථා කරමු.